两个人的秘书处办300人换届大会，活动报名签到这件事，AiSO怎么弄？

先把结论放这儿：两个人的秘书处，办三百人的换届大会，活动报名签到这件事，一个人也能扛下来。

AiSO 的做法不复杂——把报名和签到放进同一条线。会员在手机上填一次，现场扫一次码，名单实时汇总。会后不用再对着几百行记录核三天。

难的从来不是技术。是秘书处没人有空学新东西。

两个人的秘书处，为什么办一场大会要忙三个月？

因为报名的活儿和签到的活儿，往年根本不在同一张表上，中间隔着一个"人工誊抄"。

老陈是省内一所高校校友会的秘书处负责人。说是秘书处，其实就他一个专职，加一个每周来三天的兼职姑娘。今年11月的换届大会，预计三百人，从外地赶回来的有八十多位。

去年那场他记得清楚：报名靠在群里接龙，三百人的群刷了四百多条。有人接重了，有人把名字改了，有人报了两遍，说是带家属。会前一天下午，他和兼职姑娘在办公室对了两个半钟头名单，打印、装订、按桌号分堆。

会务这行有个说法：会前忙报名，会中忙签到，会后忙核对。三件事看着是一件，其实是三件。

青岛市进出口企业商会9月23日办的那场机械产业带专场，70余家企业近百人参会，规模比换届大会小多了，照样得一家家确认、一个一个签到。再往前，6月16日中国机床工具工业协会在济南开信息统计工作会议——协会秘书处的日常，本来就绕着"会、表、人"打转。

活动报名签到放进校友会系统，和群里接龙差在哪一步？

差在名单从哪一刻开始是"活的"。

接龙是给人看的，一句话刷过去，谁报了谁没报，只能靠眼睛数。系统是给机器用的：你把链接丢进群里，谁填了、什么时候填的、单位职务届别，后台是一张实时更新的表，不用再找个人守在手机前面一条条往上誊。

麻烦的是很多秘书处现在是拼接式做法：会员管理系统管着几百上千号老会员，商会小程序做了名片、做了资讯，偏偏报名签到这一环空着，会还是得回微信群接龙。

两套东西不通气，报名来的三百人里有一半是老会员，会后还得人工比对一遍到底谁来了谁没来。

会场那天，签到台要几个人？

一个就够，前提是报名和签到用的是同一份名单。

签到这个动作本身没什么技术含量，难的是它跟报名脱了钩：报名在群里的表格上，签到在打印出来的纸上，纸上多了两个人，回办公室就得手动补进 Excel。

用同一份名单，扫码签到，名字实时跳到"已到"，剩下的只是现场那点人情活儿——年纪大的校友翻不出二维码，秘书处这边点一下名字也能记上，不影响后面统计。

去年老陈在签到台站了一上午，最怕的不是人多，是有人问"我明明报了，怎么本子上没有"。这种时候没人能当场解释清楚，只能笑着让人先进去，晚上再对。

秘书处最怕的其实是：这东西要学多久？

学习成本才是真门槛，跟功能多少关系不大。

秘书处换一套东西，最怕听到"又来了一个新软件"。学的人只有两三个，学完还得教会员，教完下一场活动隔了半年，又忘了。

所以判断标准很简单：报名、签到、名单导出这一条线，是不是在一个地方走完，不用导三次表、不用换两个后台。

舍予基业把 AiSO 定位成"老板的第一支 AI 战队"。听着像给老板写的口号，其实秘书处最像那个"老板"——一个人对着一摊子事，底下没有兵。多一个不发工资、不用交社保的"兵"，先干的活就该是抄名单这种重复事。

会说到底是人办的。系统的作用只是让那两个人别把力气花在誊名单上。真正省下来的，是会后那三天，和签到台前那句"我明明报了"。

要是你们秘书处也正好在准备下一场几百人的会，这件事想落到自己那儿，可以找我们聊一聊——先看看你们现在的报名和签到，卡在哪一步。