两个人的秘书处，突然被推上台做资源撮合｜AiSO看商协会小程序的第一步

商协会小程序这件事，说到底是把会员名册、活动报名签到、电子名片这三样归到一个地方。两三个人的秘书处，第一步不是挑商协会管理系统，而是先看手上那本会员账清不清。账清了一半，像AiSO这类工具才真的帮得上忙。

台上讲的是AI，台下在等一份名单

那天的场景挺典型：协会、校友会的人被请上台当共建方，可手机里待办的事一件没少。

9月19日，广东东软学院24周年校庆论坛，中国计算机学会主办、广东东软学院承办，CCF佛山、深圳、广州、珠海、东莞、香港、澳门代表处联合协办。

现场揭牌了两个基地。一个是“大湾区青年AI创新基地”，发起单位里有佛山市进出口商会青委会、佛山市信息协会、佛山市南海区人工智能和数据产业协会、佛山市南海区青年商会；另一个是“大湾区校友AI协同创新基地”，由东北大学大湾区各地校友会联合广东东软学院校友总会发起。公开报道说，这标志着青年创新创业“从纸面规划走向实体落地”。

我更在意那份发起单位名单。

商会青委会、行业协会、校友会，被放到了共建方的位置上——不再是来捧场的一方，是要出人、出资源、出对接的一方。

可秘书处还是两三个人。

台上在讲AI怎么落到产业里，台下有人手机震着。群里会员问：上次那个名单发我一下。

商会微信小程序的账，最后都落在名单上

秘书处上系统的第一步，不是挑功能，是把名册理一遍。

很多秘书处的会员名册长什么样？一份Excel，2019年建的。同一个企业挂三个联系人，手机号换过，职务还写着“副总”，人早升总经理了。一换届，理事会名单又得重抄一遍。

8月31日，香港潮州商会举行第54届、第55届换届交接仪式，高佩璇博士连任第55届会长。这家商会的会讯已经出到第152期，一份一百多页，编委会从顾问、主任、副主任到编委、执行编辑，一路排下来。

那是用人堆出来的秩序。

两三个人的秘书处堆不起，也没必要硬堆。你缺的不是人手，是一个不用重抄第二遍的地方。

协会云平台上线前，先问三个问题

顺序错了，钱花了，活一点没少——这是我见过最多的情形。

第一问：这本会员名册现在谁在维护，多久动一次？如果答案是“收会费的时候翻一下”，再好的协会云平台也是个空壳。

第二问：一年办几场活动，报名和签到今天怎么做的？如果还是群里接龙、门口一张纸签到，那活动报名签到就是最好的第一个落点——它有明确时间、明确人数、明确交付，做完当天就能看见效果。

第三问：会员到底想要什么？是通讯录里能搜到人、点开是一张电子名片，还是只在群里发个项目干等着。

这三问答完，你才知道自己要的是会员管理系统，还是一整套商协会管理系统。顺序反过来，先上系统再理数据，结果通常是：系统里躺着一份更整齐的错名单。

校友会系统和会员管理系统，本来不是一回事

校友会按届、按院系、按地区分，人是流动的；商会协会按企业、按行业、按职务分，人是带着单位的。两套关系结构不一样。

但秘书处的疼是一样的：换届的时候，职务、届次、理事构成全要重排；平时想找个人，先在微信里搜名字，再翻收藏。

所以我更愿意把AiSO理解成一件“先把数据放对地方”的工具。它是舍予基业旗下的产品，做的是让会员名册、活动报名签到、电子名片在一个地方跑，而不是给秘书处再添一个后台。资料在aiso.agecms.com。

先买系统，还是先拿一场活动试

我的判断是：不要先买系统，先拿最近一场活动试一遍。

报名用小程序收，签到扫码，散场导出名单，跟老名册对一遍。对不上的那些名字，就是你名册里最该改的几行。

一场活动跑完，你会清楚知道自己卡在哪一步——是名单没人管，是活动没沉淀，还是压根没想好会员要什么。

这件事想落到自己协会、自己校友会里，可以找我们聊一聊。